O que são automações na WavUps CRM e quando usar
Entenda como funcionam as automações da WavUps CRM (Quando, Se, Então), quem pode criá-las, os modelos prontos e exemplos reais de uso.
Automações na WavUps CRM executam tarefas repetitivas sozinhas: quando algo acontece (um lead é criado, um negócio muda de etapa), se as condições que você definiu forem verdadeiras, então a plataforma executa as ações em ordem, como atribuir um responsável, mover um negócio ou avisar a equipe. Ficam no menu Automações e só donos e administradores da conta podem configurá-las.
Toda automação da WavUps CRM é montada em três blocos, sempre nesta ordem:
| Bloco | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Quando (gatilho) | O acontecimento que inicia a automação. Cada automação tem um gatilho só. | Um negócio fica 3 dias parado na etapa Proposta enviada. |
| Se (condições, opcional) | Filtros que precisam ser verdadeiros para a automação seguir. Sem condições, ela roda sempre que o gatilho acontecer. | O valor do negócio é maior ou igual a R$ 5.000. |
| Então (ações) | O que a plataforma faz, uma ação depois da outra, na ordem que você definiu. São até 10 ações por automação. | Criar um lembrete para o dono do negócio e avisar os administradores. |
A partir do momento em que a automação está Ativa, ela vale para os próximos acontecimentos. Ela não roda de novo sobre o que já aconteceu antes de ser criada.
No menu lateral, no grupo CRM, clique em Automações 1. A tela mostra a lista de automações da conta e três botões no topo: Histórico 2 (as execuções de todas as automações), Modelos 3 (receitas prontas) e Nova automação 4. Numa conta que ainda não tem automações, a tela já sugere os modelos prontos.
Automações mudam dados de toda a conta, por isso só quem administra a conta pode vê-las e configurá-las:
| Permissão na conta | Acesso a Automações |
|---|---|
| Dono (quem criou a conta) | Vê o item no menu, cria, edita, pausa, exclui e vê o histórico. |
| Administrador | Mesmo acesso do dono. |
| Gerente WavUps (equipe de suporte da WavUps) | Mesmo acesso do dono. |
| Membro | Não vê o item Automações no menu. Se abrir o endereço da tela, vê o aviso Acesso restrito: "Só administradores da conta podem ver e configurar automações." |
Como liberar o acesso para alguém da equipe
O dono ou um administrador abre Configurações, aba Membros, clica no ícone de lápis (Alterar permissão) na linha da pessoa, escolhe Administrador e clica em Salvar permissão. Lembre que o administrador também passa a gerenciar configurações, cobrança e membros da conta. Não existe permissão só para automações.
Clique em Modelos para ver receitas dos fluxos mais comuns do CRM. Escolher um modelo abre o construtor já preenchido: você só completa o que é da sua conta (pipeline, etapa, projeto ou usuários) e salva.
| Modelo | O que faz |
|---|---|
| IA atendeu → criar negócio | Todo atendimento registrado pela IA vira um negócio no pipeline e na etapa que você escolher. |
| Agendamento criado → mover negócio | Quando um agendamento é marcado, o negócio aberto do lead avança para a etapa escolhida. |
| Agendamento cancelado → mover e avisar | Move o negócio para uma etapa de reagendamento e avisa o responsável pelo lead. |
| Negócio parado há 3 dias → criar tarefa | Cria uma tarefa de follow-up para o dono do negócio quando ele fica parado na etapa. |
| Negócio ganho → abrir em outro pipeline | Ao ganhar um negócio, cria um novo no pipeline de pós-venda, onboarding ou implantação. |
| Atendimento da IA → responsável em rodízio | Distribui os leads atendidos pela IA entre os vendedores, um de cada vez. |
| Fatura paga → avisar o responsável | Quando uma fatura ou parcela é paga, avisa o responsável pelo lead. |
| Fatura vencida → avisar o responsável | No dia seguinte ao vencimento sem pagamento, avisa o responsável pelo lead para ele cobrar o cliente. |
- Atendimento com IA: reagir quando a IA registra um atendimento, quando a conversa precisa de um humano ou quando o contato fica sem resposta.
- Leads: reagir a um lead novo (de qualquer origem), a mudanças de situação, temperatura, tipo ou responsável, e a etiquetas adicionadas.
- Pipeline: reagir a negócios criados, movidos de etapa, ganhos ou perdidos, parados há dias na mesma etapa ou com a previsão de fechamento vencida.
- Agenda: reagir a agendamentos criados, reagendados, excluídos, concluídos ou cancelados, a um horário antes do início ou quando o agendamento não foi concluído.
- Faturas: reagir a faturas criadas, editadas, pagas, vencidas ou excluídas, e avisar dias antes ou depois do vencimento.
- Instagram: reagir a menções em stories da conta integrada.
As ações cobrem CRM (negócios, leads e etiquetas), atribuição de responsável e setor, comunicação (WhatsApp, Instagram e a IA da conversa), produtividade (tarefas, lembretes e notificações), integração (webhook) e fluxo (aguardar). Veja a lista completa em Gatilhos e Ações.
Distribuir os leads novos entre os vendedores
A situaçãoA IA atende dezenas de contatos por dia pelo WhatsApp e alguém precisa dividir os leads entre a equipe à mão, o que atrasa o primeiro contato.
Como a WavUps CRM ajudaCom o gatilho Atendimento gerado pela IA e a ação Atribuir responsável em Rodízio, cada lead ganha um vendedor na hora, um de cada vez. Veja o passo a passo.
Não deixar proposta esfriar
A situaçãoPropostas enviadas ficam dias sem retorno porque o vendedor esquece de cobrar o cliente.
Como a WavUps CRM ajudaO gatilho Negócio parado na etapa cria um lembrete de follow-up para o dono do negócio depois de 3 dias. Veja o caso completo.
Avisar a equipe quando o cliente pede uma pessoa
A situaçãoO cliente pede para falar com um atendente, mas ninguém percebe a conversa a tempo.
Como a WavUps CRM ajudaO gatilho Conversa precisa de humano com a ação Notificar usuários avisa os administradores da conta na hora, com o nome do contato na mensagem.
Pós-venda organizado
A situaçãoDepois de fechar a venda, a implantação do cliente depende de alguém lembrar de abrir o processo.
Como a WavUps CRM ajudaO gatilho Negócio ganho ou perdido (status Ganho) com a ação Criar ou atualizar negócio abre o cliente no pipeline de pós-venda automaticamente.
O item só aparece para quem é Dono ou Administrador da conta. Peça a um deles para alterar a sua permissão para Administrador em Configurações › Membros.
Não. Ela reage aos acontecimentos que ocorrem depois de ativada. Os gatilhos de tempo (como Negócio parado na etapa) olham os registros atuais a cada 15 minutos, então um negócio que já está parado há dias também pode disparar.
Sim, até 10 ações por automação. Elas rodam em ordem, uma depois da outra, e você pode reordená-las com as setas.
Não. Tudo é escolhido em listas e campos, no construtor Quando → Se → Então. Só a ação Enviar webhook envolve integração com outro sistema.
Pode: uma ação que muda um negócio, por exemplo, pode ser o gatilho de outra automação. Para evitar laços infinitos, a WavUps CRM limita esse encadeamento a 3 níveis e não deixa uma automação disparar a si mesma. Veja os limites.
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